ตามที่ได้มีพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ฉบับที่ 18) พ.ศ.2551 ปรับปรุงกฎหมายว่าด้วยหุ้นส่วนบริษัทเกี่ยวกับการบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งมีผลบังคับใช้มาตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2551 นั้น

      ปรากฏว่า การบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัดตามมาตรา 1175 ที่ปรับปรุงแก้ไขใหม่ ซึ่งได้กำหนดให้บริษัทจำกัดทุกบริษัทต้องส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นโดยส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่ออยู่ในทะเบียนของบริษัทและต้องนำคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นนั้นลงประกาศหนังสือพิมพ์แห่งท้องที่อย่างน้อยหนึ่งคราวนั้นก่อให้เกิดปัญหาในทางปฏิบัติต่อผู้ประกอบธุรกิจ 2 ประการดังนี้

      ประการแรก การที่ให้บริษัทจำกัดต้องนำคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นลงโฆษณาหนังสือพิมพ์แห่งท้องที่ ทำให้เกิดปัญหาและเป็นภาระในทางปฏิบัติ กล่าวคือ บริษัทในประเทศไทยส่วนใหญ่เป็นบริษัทในครอบครัว การบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นจึงมักจะทำกันอย่างง่าย ๆ โดยการส่งจดหมายแจ้ง โทรศัพท์แจ้ง หรือส่งจดหมายนัดประชุมให้ถึงตัวผู้ถือหุ้นโดยตรง ดังนั้นการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องนำคำบอกกล่าวลงโฆษณาหนังสือพิมพ์จึงเป็นการสร้างภาระเกินความจำเป็น อีกทั้งในช่วงเดือนพฤษภาคมของทุกปีที่บริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดซึ่งมีอยู่กว่า 200,000 รายต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีพร้อมกัน หนังสือพิมพ์มีเนื้อที่ไม่เพียงพอรองรับการลงโฆษณาคำบอกกล่าวได้ ทำให้บริษัทเป็นจำนวนมากเกรงว่าการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่ไม่ได้ลงโฆษณาคำบอกกล่าวนัดเรียกประชุมผู้ถือหุ้นจะเสียไป และอาจต้องถูกดำเนินคดีอาญาที่ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายด้วย ซึ่งปัญหาดังกล่าวกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่ได้นิ่งนอนใจ ขณะนี้ได้ทำการยกร่างกฎหมายเพื่อปรับปรุงแก้ไขประเด็นที่เป็นปัญหาแล้วโดยหลักเกณฑ์การบอกกล่าวจัดประชุมผู้ถือหุ้นตามร่างที่จะปรับปรุงแก้ไขใหม่นั้นจะยึดหลักเกณฑ์เดียวกันกับการบอกกล่าวการจ่ายเงินปันผล กล่าวคือ คำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นให้ส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียนของบริษัท แต่การลงโฆษณาคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นนั้นจะลงโฆษณาก็แต่เฉพาะกรณีที่บริษัทจำกัดใดมีการออกใบหุ้นชนิดออกให้แก่ผู้ถือเท่านั้น กรณีที่ออกใบหุ้นชนิดระบุผู้ถือหุ้นทั้งหมดไม่ต้องนำคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นนั้นลงโฆษณาหนังสือพิมพ์อีกต่อไป ขณะนี้ร่างกฎหมายดังกล่าวได้ผ่านขั้นตอนของการรับฟังความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้องแล้ว คาดว่าจะนำเสนอกระทรวงพิจาณาได้ภายในต้นเดือนกรกฎาคม ศกนี้

      ประการที่สอง เรื่องเกี่ยวกับการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุม ซึ่งมีปัญหาว่าจะดำเนินการอย่างไรจึงจะถือว่าได้ส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมให้กับผู้ถือหุ้นโดยถูกต้องตามกฎหมายแล้ว เนื่องจากเรื่องการส่งคำบอกกล่าวประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ว่าด้วยหุ้นส่วนบริษัทได้กำหนดไว้ 2 แห่งคือ มาตรา 1175 (ซึ่งเป็นหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้เฉพาะเกี่ยวกับการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้น) และมาตรา 1244 (ซึ่งเป็นหลักเกณฑ์ทั่วไปสำหรับการส่งคำบอกที่บริษัทต้องส่งให้แก่ผู้ถือหุ้น) เรื่องนี้เพื่อให้มีความชัดเจน กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจึงขอเรียนชี้แจงแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นที่ถูกต้องดังนี้ การส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นอาจทำได้ 2 วิธี กล่าวคือ ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นที่มีชื่อในทะเบียนบริษัท หรือส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นให้ถึงตัวผู้ถือหุ้นที่มีชื่อในทะเบียนโดยตรง แต่ในกรณีหลังหากผู้ถือหุ้นนั้นไม่ยอมรับ บริษัทก็จะต้องดำเนินการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นใหม่โดยส่งจดหมายทางไปรษณีย์ลงทะเบียนไปรษณีย์ตอบรับ

       จึงขอเรียนชี้แจงมาเพื่อทราบโดยทั่วกัน

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
3 กรกฎาคม 2552