การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับลูกหนี้ (Account Receivables)

 

ลูกหนี้ เป็นสิทธิเรียกร้องที่กิจการมีต่อบุคคลอื่นในการที่จะให้ชำระหนี้ด้วยเงินสดหรือสินทรัพย์อย่างอื่นโดยคาดหมายว่าจะได้รับชำระเต็มจำนวนเมื่อถึงกำหนดชำระ ลูกหนี้เป็นสินทรัพย์อย่างหนึ่งของกิจการต้องแสดงในงบการเงินด้วยมูลค่าสุทธิที่คาดว่าจะได้รับ

ลูกหนี้ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1.       ลูกหนี้การค้า

2.       ลูกหนี้อื่นๆ

3.       รายได้ค้างรับ

 

การตีราคาบัญชีลูกหนี้

หากกิจการคาดว่าจะมีจำนวนหนี้ที่อาจเก็บไม่ได้หรือต้องให้ส่วนลดในการรับชำระหนี้ก็ดี ควรตั้งประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไว้และนำไปแสดงหัก ออกจากยอดลุกหนี้ เพื่อให้ได้สินทรัพย์ประเภทลูกหนี้ซึ่งเป็นตัวเงินที่แท้จริง

 

วิธีการประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญทำได้ 2 วิธี

1.       ประมาณจากยอดลูกหนี้

2.       ประมาณจากยอดขาย

3.        

การบันทึกบัญชีกรณีที่เก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้ 

 

การบันทึกบัญชี กรณีที่เก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้  มี  2 วิธี คือ

1.    วิธีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance Method)
                เมื่อสิ้นงวดบัญชีต้องประมาณการจำนวนลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ แล้วบันทึกรายการปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่าย โดย
                   เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ                        xx
                             เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ                        xx

 

2.   วิธีตัดจำหน่ายโดยตรง (Direct Write – off   Method)
                เมื่อกิจการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้ เรียกว่า “หนี้สูญ” เป็นลูกหนี้ที่ติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้วแต่ไม่ได้รับชำระหนี้จึงตัดจำหน่ายยอดจากบัญชี โดยบันทึกบัญชีหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายและลดยอดบัญชีลูกหนี้การค้า
                   เดบิต หนี้สูญ (ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน)         xx
                             เครดิต ลูกหนี้การค้า                                               xx

 

การบันทึกสำหรับการตัดลูกหนี้เป็นหนี้สูญ

การตัดบัญชีลูกหนี้เป็นหนี้สูญ  หากกิจการได้ติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว และไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ได้ กิจการสามารถตัดลูกหนี้ให้เป็นหนี้สูญได้   และต่อมาภายหลังหนี้สูญดังกล่าวนำเงินมาชำระหนี้  กิจการจะบันทึกบัญชีได้  2 กรณี ดังนี้

กรมสรรพากรยอมให้หักค่าใช้จ่ายได้	กรมสรรพากรไม่ยอมให้หักเป็นค่าใช้จ่าย
วันที่ตัดยอดลูกหนี้เป็นหนี้สูญ เดบิต  หนี้สูญ                       xx            เครดิต  ลูกหนี้                     xx ตัดบัญชีหนี้สูญออกจากบัญชีลูกหนี้	เดบิต  ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ        xx            เครดิต  ลูกหนี้                                xx ตัดบัญชีหนี้สูญออกจากบัญชีลูกหนี้
เดบิต  ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ       xx           เครดิต  หนี้สงสัยจะสูญ        xx ลดยอดบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ	--
หนี้สูญรับคืน เดบิต  เงินสด                      xx       เครดิต  หนี้สูญได้รับคืน       xx ได้รับเงินคืนจากลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญ	เดบิต  เงินสด                                 xx           เครดิต  ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ         xx ได้รับเงินคืนจากลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญ

การหาเงินสดโดยใช้บัญชีลูกหนี้

กิจการอาจนำบัญชีลูกหนี้ที่มีระยะเวลาชำระนานและมีจำนวนมากไปใช้ในการหาเงินสดเพื่อนำมาใช้หมุนเวียนในกิจการ หากกิจการมีเงินสดไม่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่าย โดยสามารถทำได้ 3 วิธี

1.       ขายบัญชีลูกหนี้

2.       นำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันเงินกู้

3.       โอนบัญชีลูกหนี้

 

วิธีที่ 1 การขายบัญชีลูกหนี้

                การขายบัญชีลูกหนี้ (Sales or Factoring of Accounts receivable) วิธีนี้บริษัทจะขายบัญชีลูกหนี้ให้แก่บริษัทการเงิน หรือ บริษัท แฟ็กตอริ่ง ในราคาที่ต่ำกว่ายอดลูกหนี้ซึ่งปรากฏอยู่ในบัญชี ซึ่งบริษัทการเงินจะรับซื้อเป็นจำนวนเงินตามใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี หักด้วยส่วนลดเงินสด ค่านายหน้า ค่าป่วยการ และจำนวนเงินที่เผื่อไว้สำหรับค่าสินค้าที่รับคืนเป็นอัตราร้อยละของลูกหนี้ที่รับซื้อ

 

 การขายบัญชีลูกหนี้แยกออกได้เป็น 2 กรณี

 

1. ขายบัญชีลูกหนี้โดยผู้ขายไม่ต้องรับผิดชอบในหนี้สูญ (Sale of Receivable without Recourse)

 

วิธีการบันทึกบัญชี

รายการ	การบันทึกบัญชีของผู้ขาย	การบันทึกบัญชีของผู้ซื้อ
1. เมื่อมีการขายลูกหนี้	เงินสด                         xx ค่าธรรมเนียมจาก-           การขายบัญชีลูกหนี้   xx เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx              ลูกหนี้                     xx	ลูกหนี้                   xx           เงินสด        xx           รายได้ค่าบริการ  xx               เงินประกัน-                       ค่าใช้จ่าย           xx
2. เมื่อบริษัทการเงินเก็บหนี้ได้และมีการรับคืนสินค้า มีส่วนลดจ่ายให้ลูกค้า หนี้สูญบางส่วน	รับคืนสินค้า                xx ส่วนลดจ่าย                 xx         เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx	เงินสด                 xx เงินประกันจ่าย  xx หนี้สูญ                xx           ลูกหนี้                xx
3. บริษัทการเงินจ่ายเงินประกันคืนส่วนที่เหลือ	เงินสด                        xx         เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx	เงินประกันค่าใช้จ่าย xx          เงินสด                 xx

 

2. ขายบัญชีลูกหนี้โดยผู้ขายต้องรับผิดชอบในหนี้สูญ (Sale of Receivable with Recourse)

 

รายการ	ผู้ขาย- ถ้าถือเป็นการขาย	ผู้ขาย- ถ้าถือเป็นการกู้ยืม
1. เมื่อมีการขายลูกหนี้	เงินสด                         xx ค่าธรรมเนียมจาก-           การขายบัญชีลูกหนี้   xx เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx              ลูกหนี้                     xx	เงินสด                         xx ส่วนลดจาก- การโอนลูกหนี้         xx เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx           หนี้สินที่เกิดจาก            การโอนลูกหนี้ xx
2. เมื่อบริษัทการเงินเก็บหนี้ได้และมีการรับคืนสินค้า มีส่วนลดจ่ายให้ลูกค้า หนี้สูญบางส่วน	รับคืนสินค้า                xx ส่วนลดจ่าย                 xx  หนี้สูญ                       xx                เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx	รับคืนสินค้า                xx ส่วนลดจ่าย                 xx  หนี้สูญ                       xx          เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx
		หนี้สินที่เกิดจาก การโอนลูกหนี้         xx          ลูกหนี้                  xx
		ดอกเบี้ยจ่าย              xx     ส่วนลดจาก-     การโอนลูกหนี้         xx
3. บริษัทการเงินจ่ายเงินประกันคืนส่วนที่เหลือ	เงินสด                        xx         เงินประกันค่าใช้จ่าย  xx	เงินประกันค่าใช้จ่าย xx          เงินสด                 xx

 

วิธีที่ 2 การนำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันเงินกู้ (Secured borrowing or pledging accounts receivable)

                การนำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันเงินก็ (Pledging of Accounts Receivable) วิธีนี้อาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า การโอนโดยทั่วไป ( General Assignment) เมื่อกิจการไปกู้เงินจากบุคคลภายนอกจะต้องระบุว่าใช้บัญชีลูกหนี้เป็นหลักประกันการกู้เงิน ซึ่งบัญชีลูกหนี้ต้องมีจำนวนเงินไม่ต่ำกว่าจำนวนเงินที่จะใช้เป็นหลักประกันเงินกู้

การบันทึกบัญชี

                เดบิต      เงินสด                                   xx

                                เครดิต    เงินกู้ยืม                                 xx

                บันทึกการกู้ยืมเงินตามปกติ  (แต่ในงบการเงินต้องเปิดเผยการนำลูกหนี้ไปค้ำประกันการกู้ยืมด้วย)

 

วิธีที่ 3 การโอนบัญชีลูกหนี้ (Assignment of accounts receivable)

การโอนบัญชีลูกหนี้เหมือนกับการนำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันเงินกู้ ต่างกันตรงที่การโอนบัญชีลูกหนี้เพื่อไปขอกู้เงินจากสถาบันการเงินนั้นจะระบุบัญชีลูกหนี้จำนวนหนึ่ง และระบุด้วยว่าเป็นลูกหนี้รายใด เนื่องจากธนาคารหรือสถาบันการเงินอาจต้องการดูภาวะความเสี่ยงของลูกหนี้รายที่นำมาค้ำประกันว่ามีความเสี่ยงมากน้อยเพียงใด เพื่อประกอบการอนุมัติเงินกู้ ซึ่งเงินกู้ที่ได้จะน้อยกว่ามูลค่าของบัญชีลูกหนี้ที่โอน เนื่องจากผู้ให้กู้จะต้องเผื่อไว้สำหรับค่าธรรมเนียม และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่อาจเกิดจากการเก็บเงินจากลูกหนี้ ทั้งนี้การเก็บเงินจากลูกหนี้ที่โอนนั้นอาจจะให้ฝ่ายผู้กู้หรือผู้ให้กู้เป็นผู้เก็บเงิน ซึ่งขึ้นอยู่กับข้อตกลง

 

การบันทึกบัญชี

ตัวอย่าง เช่น บริษัทได้รับเงินกู้สำหรับระยะเวลา 1 ปี จำนวน 400,000 บาท อัตราดอกเบี้ย 5% บริษัทจึงโอนบัญชีลูกหนี้จำนวน 560,000 บาท ให้กับบริษัทการเงิน โดยเสียค่าธรรมเนียม 8% ของเงินกู้   เมื่อบริษัทได้รับเงิน จึงโอนบัญชีลูกหนี้กับบริษัทการเงิน   

บันทึกการโอนบัญชีลูกหนี้

                         เดบิต   ลูกหนี้ที่โอน                           560,000

                                       เครดิต   ลูกหนี้                                             560,000

บันทึกรายการกู้เงินและค่าใช้จ่าย  8% ของยอดเงินกู้

                         เดบิต   เงินสด                                       368,000

                                    ค่าใช้จ่ายในการโอนบัญชีลูกหนี้                 32,000

                                       เครดิต   เงินกู้-บริษัทการเงิน                      400,000

บันทึกรายการเก็บหนี้จากลูกหนี้ได้

                เดบิต      เงินสด                                   460,000

                                ส่วนลดจ่าย (ถ้ามี)                2,000

                                หนี้สูญ (ถ้ามี)                       5,000

                                รับคืนสินค้า (ถ้ามี)              3,000

                                                เครดิต    ลูกหนี้ที่โอน         560,000

บันทึกรายการชำระคืนเงินกู้

                         เดบิต   เงินกู้-บริษัทการเงิน             400,000 

                                    ดอกเบี้ยจ่าย                               20,000

                                                 เครดิต   เงินสด                    420,000