การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การซื้อ

 

1.มีแผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานแยกต่างหากหรือมีพนักงานจัดซื้อไม่เกี่ยวข้องกับ

1.  การบัญชีทั่วไป

2.      การทำบัญชีสินค้า

3.  การรับของ

4. การจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า

5. การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้

 

2. การซื้อกระทำโดย

2.1 แผนกจัดซื้อหรือพนักงานจัดซื้อตามใบเสนอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว

2.2) การจัดซื้อแต่ละครั้ง แผนกผลิตและคลังเป็นผู้เสนอแนะเกี่ยวกับชนิดและ ปริมาณของสินค้าที่จะซื้อ

2.3 สั่งซื้อจากรายการราคาขายของผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ

 

2.3  มีการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายแห่ง เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด

2.4  ใบสั่งซื้อทำขึ้นโดย

          1. เรียงลำดับหมายเลขไว้ล่วงหน้า

          2. มีการอนุมัติการสั่งซื้อ

 

2.5  สำเนาใบสั่งซื้อได้ส่งไปยัง

          1. แผนกบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำใบสำคัญสั่งจ่าย

          2. แผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจรับของ

 

2.6 ใบรับของแสดงจำนวนที่นับได้จริง พร้อมทั้งลายเซ็นผู้ตรวจรับอย่างน้อย 2 คน

2.7 ในใบรับของได้ระบุถึงเงื่อนไขต่างๆ ในกรณีที่จะต้องมีการทดสอบคุณภาพใน

ภายหลัง

2.8 ของที่มีคุณภาพพิเศษ จะต้องมีรายงานการตรวจสอบจากผู้ที่มีความชำนาญใน

เรื่องนั้นโดยเฉพาะ

2.9 ใบรับของที่มีเลขที่เรียงลำดับและมีสำเนาส่งให้

 

          1. แผนกบัญชี เพื่อเก็บไว้กับใบสั่งซื้อ

          2. แผนกจัดซื้อ เพื่อติดตามรายการที่สั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้รับของ

          3. แผนกคลังสินค้า เพื่อบันทึกบัญชีพัสดุคงเหลือ

          4. เก็บไว้ที่แผนกรับของ หรือเจ้าหน้าที่ผู้กระทำการตรวจรับของ

 

3. เมื่อมีการคืนของ จะจัดการโดยแผนกคลังสินค้าและแผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ตรวจรับ

    ของ

                             1. ติดต่อเพื่อขอใบลดหนี้

                             2. แผนกจัดซื้อและบัญชีได้รับแจ้งเรื่องราวการคืนสินค้า

 

4. การตรวจสอบ

1. ใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ตรวจสอบกับเอกสารเหล่านี้ก่อนจ่ายเงิน

                             1.ใบสั่งซื้อ

                             2. การรับของ

                             3. รายงานการตรวจสอบคุณภาพ (ถ้ามี)

 

2. แผนกบัญชีไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับ

                             1. การสั่งซื้อ

                             2. การรับของ

 

3. มีหลักฐานแสดงว่ามีการตรวจสอบใบส่งของในเรื่องต่อไปนี้

                             1. ราคา

                             2. ค่าขนส่ง

                             3. การลดราคา หรือข้อโต้แย้งต่างๆ

 

4. ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว จะต้องมีการการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ

 

5. ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องจัดทำสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่ายทุกรายการ

6. ใบสำคัญสั่งจ่ายและเอกสารประกอบทุกฉบับ จะต้องมีเครื่องหมายแสดงว่าได้จ่ายเงิน

    แล้ว

          7. จะต้องมีการตรวจสอบระยะเวลาที่จะต้องจ่ายด้วย เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายผิดงวด

              8. ใบสำคัญการสั่งจ่ายจะต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติ