การเก็บรักษาเอกสาร หลักฐาน และรายงานตามประมวลรัษฎากร

การเก็บรักษาเอกสาร หลักฐาน และรายงานในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นไปตาม มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89) ดังนี้

1. สถานที่เก็บรักษา

ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีและชำระภาษี และผู้มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานต่างๆ จัดเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานดังกล่าว ไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้นหรือที่อื่นที่อธิบดีฯกำหนด

     กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนได้รับอนุมัติให้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีรวมกัน ณ สถานที่ประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่ การจัดเก็บรักษาเอกสาร หลักฐาน และรายงาน ก็ให้ปฎิบัติตามหลักเกณฑ์ดังกล่าวข้างต้น

2. กำหนดเวลาในการเก็บรักษา

ให้ผู้ประกอบการ เก็บรักษาเอกสาร หลักฐาน และรายงาน เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี เว้นแต่กรณีดังนี้

2.1 ในกรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มชั่วคราวตาม มาตรา 85/3 การเก็บรักษารายงานและเอกสารดังกล่าว ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และระยะเวลาตามที่อธิบดีฯกำหนด แต่ระยะเวลาดังกล่าวต้องไม่เกินกว่า 5 ปี

2.2 ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนเลิกประกอบกิจการ ให้ผู้ประกอบการหรือผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษี และชำระภาษีหรือผู้ที่มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงาน จัดเก็บรายงาน และเอกสารต่างๆ ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ตนรักษาอยู่ในวันเลิกกิจการ ต่อไปอีก 2 ปี ( 2 ปี นับแต่วันเลิกกิจการ)

2.3 ในกรณีที่เห็นสมควรอธิบดีฯ จะกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนเก็บรักษา รายงานและหลักฐานต่างๆ ดังกล่าวไว้เกิน 5 ปี ก็ได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี

3. การเก็บรักษาใบกำกับภาษี และหลักฐานอื่นที่ใช้ประกอบการลงรายงานภาษีซื้อ ให้จัดเก็บเรียงตามลำดับและตรงตามรายการในรายงาน ดังต่อไปนี้

3.1 ให้จัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารหลักฐานอื่น

3.2 แยกเก็บเป็นรายเดือนภาษี

3.3 เรียงตามลำดับ วัน เดือน ปี ที่เกิดขึ้นก่อนหลัง (ตามวันที่ที่ได้รับใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้)

3.4 ให้เลขที่กำกับใบสำคัญดังกล่าว โดยเรียงตามลำดับขึ้นใหม่ทางด้านบนขวาของใบสำคัญนั้นๆ

เมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาดังกล่าวข้างต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถทำลายเอกสาร หลักฐาน ดังกล่าวได้

 การเก็บรักษาเอกสาร หลักฐาน ตามกฏหมายว่าด้วยการบัญชี (ตาม พรบ.การบัญชี พ.ศ.2543)

กำหนดให้ผู้ประกอบธุรกิจที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีดังนี้

1. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานประกอบธุรกิจ เว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากสารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชี ให้เก็บรักษาไว้ ณ สถานที่อื่น

2. ระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบกรณีเลิกประกอบธุรกิจโดยเหตุผลอื่น นอกจากเหตุล้มละลาย แต่เมื่อได้เก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แล้ว จะขออนุญาตต่อสารวัตรใหญ่บัญชี หรือ สารวัตรบัญชี ไม่เก็บรักษาต่อไปก็ได้

การยื่นคำขออนุญาตไม่เก็บรักษาบัญชีดังกล่าว ผู้มีหน้าที่ทำบัญชีจะต้อง

1. เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีสำหรับปีนั้นมาแล้วเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี

2. มีหนังสือของกรมสรรพากรแสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้วสำหรับปีนั้นๆ เว้นแต่ในกรณีที่มีการลงรายการบัญชีด้วยเครื่องจักรทำบัญชี หรือในกรณีที่มีการถ่ายลงในไมโครฟิล์ม โดยได้แจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีแล้ว จะไม่ส่งหนังสือของกรมสรรพากร แสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้วในปีนั้นๆ