1. เงื่อนไขในการรับรองหรือบริการ

1.1 ต้องเป็นค่ารับรองหรือค่าบริการอันจำเป็นตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป เงื่อนไขข้อนี้เป็นเงื่อนไขอัตโนมัติที่ไม่ต้องพิจารณา เพราะการรับรองเป็นปกติประเพณี อันถือเป็นธรรมเนียมที่นิยมถือปฏิบัติกันโดยทั่วไป แต่อย่างไรก็ตาม หากการรับรองหรือบริการนั้น ผิดไปจากเงื่อนไขดังกล่าว เช่น รับรองเพื่อให้เกิดสิทธิหรือประโยชน์ต่อผู้เลี้ยงรับรองหรือผู้ให้บริการที่มากกว่าสิทธิหรือประโยชน์ทั่วไปที่พึงได้ ก็ย่อมถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิตามเงื่อนไขข้อนี้ไม่ได้

1.2 บุคคลที่ทำการรับรองต้องไม่ใช่ลูกจ้าง เว้นแต่ลูกจ้างจะมีหน้าที่หรือมีส่วนเข้าร่วมในการรับรองหรือบริการนั้นด้วย มีการกำหนดเงื่อนไขตัวบุคคลที่จะได้รับการเลี้ยงรับรองหรือรับบริการว่า ต้องเป็นบุคคลภายนอกที่มิใช่พนักงานหรือลูกจ้างของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่มีการรับรองหรือบริการ แต่ก็ยังเปิดช่องไว้ให้พนักงานหรือลูกจ้างที่มีหน้าที่หรือมีส่วนโดยตรงต่อการรับรองหรือบริการก็ให้มีส่วนเข้าร่วมในงานเลี้ยงรับรองหรือบริการนั้นได้

2. ลักษณะของค่ารับรองหรือค่าบริการ

2.1 ต้องเป็นค่าใช้จ่ายดังต่อไปนี้

(1) ค่าใช้จ่ายอันเกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการรับรองหรือการบริการเช่น ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่าดูมหรสพ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการกีฬา เป็นต้น

(2) ค่าใช้จ่ายในการรับรองหรือบริการดังกล่าวมีโอกาสที่จะอำนวยประโยชน์แก่กิจการ ซึ่งไม่ผูกพันว่าจ่ายค่ารับรองหรือบริการนั้นแล้วกิจการต้องได้รับประโยชน์โดยตรง เช่น

(ก) การรับรองหรือบริการเพื่อมิตรภาพ ไมตรีจิตอันดีงาม

(ข) การรับรองเนื่องในธุรกิจการค้า

(ค) การรับรองเพื่อแสดงความยินดีในความสำเร็จในการทำสัญญาทางธุรกิจ เป็นต้น

2.2 ในกรณีที่เป็นค่าสิ่งของที่ให้แก่บุคคลซึ่งได้รับการรับรองหรือรับบริการ

(1) สำหรับการรับรองหรือการบริการก่อนวันที่ 5 สิงหาคม 2542 ต้องมีจำนวนไม่เกิน 500 บาท ในแต่ละคราวที่มีการรับรองหรือการบริการ ค่าสิ่งของที่จะมอบให้บุคคลที่ได้รับการรับรองคนละไม่เกิน 500 บาท ในการรับรองแต่ละคราวนั้น ข้อกำหนดดังกล่าวมิได้จำกัดจำนวนคราวที่มีการรับรอง ไม่จำกัดสิทธิของผู้ประกอบกิจการที่จะมอบสิ่งของที่มีมูลค่าเกินกว่า 500 บาทให้แก่บุคคลที่ได้รับการรับรอง เพียงแต่ผู้ประกอบธุรกิจจะนำมูลค่าสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้ไม่ได้เท่านั้น (หนังสือกรมสรรพากรที่ กค 0804/18416 ลงวันที่ 15 กันยายน 2523)

(2) สำหรับการรับรองหรือการบริการตั้งแต่วันที่ 5 สิงหาคม 2542 เป็นต้นไป ต้องมีจำนวนไม่เกิน 2,000 บาท ในแต่ละคราวที่มีการรับรองหรือการบริการ 2.3 กรณีที่ค่ารับรองหรือค่าบริการ ตลอดจนค่าสิ่งของที่ให้แก่ผู้ที่ได้รับการรับรองดังกล่าวมีภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีซื้อ ให้นำค่าภาษีซื้อมารวมเป็นรายจ่ายค่ารับรองหรือค่าบริการด้วย

3. หลักฐานและการอนุมัติ

3.1 ค่ารับรองหรือค่าบริการต้องมีใบรับ หรือหลักฐานของผู้รับ หรือหลักฐานอื่นในกรณีที่ไม่มีใบรับ อาทิ รายงานการเดินทาง ประกอบการบันทึกรายจ่าย

3.2 ค่ารับรองหรือบริการ ต้องมีการอนุมัติหรือสั่งจ่าย โดยกรรมการหรือผู้เป็นหุ้นส่วนผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากบุคคลดังกล่าว ดังนั้น นอกจากการมีหลักฐานประกอบการถือเป็นรายจ่ายในการรับรองหรือบริการแล้ว ในการอนุมัติสั่งจ่ายโดยกรรมการ หรือผู้เป็นหุ้นส่วนผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากบุคคลดังกล่าว จึงควรอย่างยิ่งที่จะระบุผู้ที่ได้รับการรับรองไว้ด้วย เพื่อพิสูจน์แสดงว่ามิใช่รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัวหรือการให้โดยเสน่หา ซึ่งถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม

4. จำนวนเงินค่ารับรองหรือค่าบริการตามหลักเกณฑ์ข้างต้น ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรหรือขาดทุนสุทธิทางภาษีอากรได้ดังนี้ สำหรับรอบระยะเวลาบัญชีที่สิ้นสุดในหรือหลังวันที่ 1 มกราคม 2542 เป็นต้นไป ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรหรือขาดทุนสุทธิทางภาษีอากรได้ตามจำนวนที่จ่ายจริง แต่ไม่เกินร้อยละ 0.3 ของยอดรายได้หรือยอดขายที่ต้องนำมาคำนวณกำไรสุทธิก่อนหักรายจ่ายใดๆ ในรอบระยะเวลาบัญชีหรือของเงินทุนชำระแล้วเพียง ณ วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชีแล้วแต่อย่างไรจะมากกว่า ทั้งนี้ รายจ่ายที่จะนำมาหักได้จะต้องมีจำนวนสูงสุดไม่เกินสิบล้านบาท